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Coca-Cola Erfrischungsgetränke AG

Project Capitalizer- Eine Lösung, mit der die Leistungserbringung von mehreren hundert Mitarbeitern zu einem großen IT-Projekt bilanziell aktiviert werden kann.
Branche: Getränkeindustrie
 
 

Herausforderung

Der aktivierbare Anteil von internen Projektaufwänden (Std. bzw. EUR) soll, nach einem zusammen mit Wirtschaftsprüfern und Betriebsrat erarbeitetem Verfahren,  geplant, erfasst und bewertet werden.
Dazu sollte eine Intranet-Applikation mit einer differenzierten Berechnungs- und Berechtigungslogik entstehen, um damit ein unzureichendes Excel-basiertes Verfahren abzulösen. Auch Korrekturen sollen erfasst und die entsprechenden Korrekturbelege für die Buchhaltung erstellt werden können.
 

Die Lösung:

Die Lösung ermöglicht  es den ca. 20 Teilprojektleitern, eine Planung der Arbeitstage pro Mitarbeiter und Teilprojekt im System zu hinterlegen. Hierauf kann dann eine Ressourcenplanung und eine Abschätzung des aktivierbaren Anteils erfolgen. Die insgesamt über 500 beteiligten Mitarbeiter erfassen dann am Ende der Woche, spätestens aber am Ende des Monats ihre Arbeitszeiten und schließen die Zeiterfassung mit Setzen des Status "Final" ab.
Auch die Zeiterfassungen für zurückliegende Monate sind für die Mitarbeiter einfach an zentraler Stelle einsehbar. Kurz vor „Abgabeschluss“ verschickt das System Erinnerungsmails auf Basis von individuellen Textbausteinen. Ist der Termin verstrichen, wird neben dem Mitarbeiter auch der Vorgesetzte automatisch informiert, wenn noch keine Zeiterfassung abgegeben wurde. Auf Knopfdruck werden die aktivierbaren Stunden dann entsprechend den hinterlegten durchschnittlichen Gehaltsdaten in Euro bewertet und pro Kostenstelle und Teilprojekt Buchungsbelege für das Rechnungswesen erstellt. Weiterhin sind verschiedenste Auswertungen direkt im System möglich.
 

Nutzen

Der Nutzen der Lösung liegt zum einen in der Prozessoptimierung und der damit verbundenen massiven Aufwandsreduzierung für die Erfassung, Konsolidierung und Bewertung des aktivierbaren Anteils, was bisher durch einen externen Mitarbeiter ausgeführt wurde.
Zum anderen ermöglicht die verteilte und parallele Erfassung der Arbeitszeiten überhaupt erst eine ausreichende Datenbasis, um mit der Aktivierung von internen Projektaufwänden ein wichtiges Instrument des Rechnungswesens einzusetzen.